Wie verfasst man ein Protokoll - Eine Anleitung

Wie verfasst man ein Protokoll – Eine Anleitung

Ein Protokoll ist ein schriftlicher Bericht, der eine Zusammenfassung der wichtigsten Informationen und Ergebnisse einer Sitzung, einer Veranstaltung oder eines Ereignisses enthält. Es dient dazu, alle relevanten Informationen festzuhalten und später nachvollziehbar zu machen. Ein gut verfasstes Protokoll sollte klar, präzise und vollständig sein. Hier sind einige Schritte, die Ihnen helfen, ein Protokoll zu verfassen:

1. Vorbereitung

Bevor Sie mit dem eigentlichen Verfassen des Protokolls beginnen, sollten Sie sich gut auf die Sitzung oder Veranstaltung vorbereiten. Stellen Sie sicher, dass Sie alle relevanten Informationen und Unterlagen haben. Lesen Sie die Tagesordnungspunkte sorgfältig durch und machen Sie sich Notizen zu den wichtigsten Themen.

2. Gliederung

Ein Protokoll hat eine klare Gliederung. Beginnen Sie mit einem Kopf, der den Namen der Organisation, das Datum, den Ort und die Teilnehmer der Sitzung enthält. Führen Sie dann eine Tagesordnung ein, die die verschiedenen Themen und deren Reihenfolge auflistet. Unter jedem Tagesordnungspunkt sollten Sie die wichtigsten Punkte, Entscheidungen oder Diskussionen festhalten.

3. Klarer und präziser Schreibstil

Ein Protokoll sollte in einem klaren und präzisen Schreibstil verfasst sein. Verwenden Sie kurze und prägnante Sätze, um die Informationen deutlich und verständlich zu übermitteln. Vermeiden Sie Fachjargon und fördern Sie die Lesbarkeit des Protokolls für alle Teilnehmer.

4. Objektivität

Ein Protokoll sollte objektiv sein und alle relevanten Informationen unvoreingenommen wiedergeben. Vermeiden Sie persönliche Kommentare oder Meinungen und konzentrieren Sie sich auf die Fakten. Geben Sie an, wer was gesagt hat, um die Quellen der Informationen klar zu kennzeichnen.

5. Vollständigkeit

Ein Protokoll sollte alle wichtigen Informationen enthalten. Notieren Sie alle Entscheidungen, Abstimmungsergebnisse und Aktionen, die während der Sitzung beschlossen wurden. Auch Nebeninformationen wie Präsentationen, Diskussionen oder Argumente sollten erwähnt werden, um einen umfassenden Überblick über den Verlauf der Sitzung zu geben.

6. Korrekturlesen

Nachdem Sie das Protokoll verfasst haben, nehmen Sie sich etwas Zeit, um es gründlich zu überprüfen. Achten Sie auf Rechtschreibfehler, Grammatikfehler oder unklare Formulierungen. Stellen Sie sicher, dass alle Informationen korrekt und vollständig sind. Wenn möglich, lassen Sie das Protokoll von einer anderen Person korrekturlesen.

Das Verfassen eines Protokolls erfordert bestimmte Fähigkeiten und eine sorgfältige Vorbereitung. Ein gut verfasstes Protokoll hilft dabei, wichtige Informationen festzuhalten und später nachvollziehbar zu machen. Indem Sie die oben genannten Schritte befolgen, können Sie sicherstellen, dass Sie ein qualitativ hochwertiges Protokoll erstellen, das allen Anforderungen gerecht wird.


Pytania i odpowiedzi

1. Was ist ein Protokoll?

Die Aufgabe eines Protokolls besteht darin, eine Zusammenfassung und Dokumentation eines bestimmten Ereignisses oder einer Sitzung zu liefern.

2. Welche Informationen sollten im Protokoll enthalten sein?

Ein Protokoll sollte Informationen über den Ort und das Datum des Ereignisses, die Teilnehmer, die besprochenen Themen und Beschlüsse sowie eventuelle Aktionen oder Fristen enthalten.

3. Welche Sprache sollte für ein Protokoll verwendet werden?

Ein Protokoll sollte in einer präzisen und objektiven Sprache verfasst werden. Vermeiden Sie emotionale oder subjektive Beschreibungen.

4. Wie sollte ein Protokoll strukturiert werden?

Ein Protokoll sollte eine klare Struktur haben, die aus einer Einleitung, dem Hauptteil und einem Abschluss besteht. Jeder Abschnitt sollte spezifische Informationen enthalten.

5. Welche Formatierung sollte für ein Protokoll verwendet werden?

Ein Protokoll sollte normalerweise in einer einfachen und lesbaren Schriftart (z. B. Arial oder Times New Roman) und mit ausreichendem Zeilenabstand geschrieben werden. Überschriften können fettgedruckt oder unterstrichen werden, um sie hervorzuheben.

6. Wer ist normalerweise für das Verfassen eines Protokolls verantwortlich?

In der Regel liegt die Verantwortung dafür, ein Protokoll zu verfassen, bei einer dafür ernannten Person wie einem Sekretär oder einem Protokollführer.

7. Wie detailliert sollte ein Protokoll sein?

Ein Protokoll sollte ausreichend detailliert sein, um alle wichtigen Punkte und Entscheidungen wiederzugeben, ohne zu stark ins Detail zu gehen.

8. Welche Sprache sollte in einem Protokoll vermieden werden?

In einem Protokoll sollte vermeiden werden, umgangssprachliche Ausdrücke, Jargon oder zu komplexe Fachtermini zu verwenden. Stattdessen sollte eine klare und allgemein verständliche Sprache verwendet werden.

9. Gibt es bestimmte Regeln für die Reihenfolge der Informationen im Protokoll?

Ja, im Allgemeinen sollten die Informationen im Protokoll in chronologischer Reihenfolge angeordnet sein und die Reihenfolge der Ereignisse widerspiegeln.

10. Wie sollte ein Protokoll nach der Fertigstellung verteilt werden?

Ein Protokoll sollte an alle Teilnehmer der Sitzung oder des Ereignisses verteilt werden, um sicherzustellen, dass alle über die festgehaltenen Informationen informiert sind.